Банк идей – как успешно внедрить его в компании

Стремясь к инновациям и развитию, компании часто внедряют в свою практику банк идей в надежде, что вдохновленные сотрудники начнут делиться мыслями, как усовершенствовать и оптимизировать бизнес-процессы. Однако лишь небольшая часть сотрудников приходят к руководству со своими предложениями. Какие преграды стоят на пути к успешному внедрению банка идей и как их преодолеть?

Почему процесс сбора предложений не работает

Компании тратят ресурсы на создание и поддержание механизма сбора идей, но сотрудники не спешат высказываться и выступать с инициативами. Причем, независимо от каналов передачи информации: будь то ящик в укромном углу офиса, Google-формы, корпоративные порталы, чат-боты или другие системы, специально разработанные под эти нужды.

В результате руководители получают 2-3 средние идеи и весь проект не окупается. Авторы демотивированы и разочарованы. Чтобы не повторять такой неудачный опыт, необходимо заранее подготовиться к процессу организации банка идей. Рассмотрим основные подводные камни подобных проектов.

1. Слабое вовлечение участников

Низкая активность сотрудников может быть вызвана рядом причин:

• Во-первых, недостаточным пониманием, какие идеи нужны компании в настоящий момент.
• Во-вторых, слабой мотивацией персонала.
• В-третьих, страхом сотрудника, что его инициатива будет отвергнута.

Для повышения активности участников необходимо:

1. Обеспечить прозрачность целей и ожиданий от банка идей. Следует описать в документе цели, задачи и механизмы подачи идей. Потом ознакомить сотрудников с этим документом через удобный канал: новости в интранете, корпоративные чаты, плакаты в офисе.
2. Создать программу поощрения за лучшие инициативы. Идеально использовать геймификацию – начислять баллы за новую идею и дополнительно награждать приятными бонусами, если ее приняли к реализации.
3. Дать возможность работникам оставлять идеи анонимно. Не все люди стремятся к признанию, некоторым достаточного того, что их идея принесла пользу. Возможно, это особенность нашего менталитета (или детские травмы), но анонимность, действительно, помогает некоторым сотрудникам высказывать предложения, так безопаснее.

2. Недостаточная модерация и проработка идей

Низкая вовлеченность персонала может быть связана также с отсутствием обратной связи по их инициативе, или потому что их предложение неправильно интерпретировали, отложили на неопределенный срок или вообще забыли. Для устранения этой проблемы необходимо разработать эффективный процесс модерации и фильтрации идей.

1. Собрать команду модераторов, которые будут на постоянной основе заниматься обработкой поступающих идей. Ролевая модель проекта может быть такой:

• Куратор – держатель процесса, который может изменять статусы идей, удалять их, назначать экспертов и приглашать жюри.
• Эксперт – имеет доступ только к идеям по своему направлению и может менять статусы, комментировать и оценивать идеи.
• Жюри – видят только описания идей, которые допущены к голосованию. Может комментировать и оценивать идеи.

Такое распределение ролей позволяет повысить эффективность обработки идей за счет специализации каждой роли: куратор управляет процессом, эксперты оценивают идеи в своей области знаний, а жюри принимает решения на основе общего взгляда на идеи. Кроме того, наличие ролевой модели помогает снизить вероятность неправильной трактовки предложений и упущений за счет контроля и проверки каждого этапа обработки идей разными ролями.

2. Разработать варианты рецензирования идеи. Вот пример удобной канбан-доски для банка идей, чтобы легко сортировать предложения или перемещать их по этапам реализации:

3. Недружелюбная платформа для подачи идей

Сотрудникам затруднительно делиться мыслями через сложные и неудобные инструменты. Недостаточная автоматизация и интеграция с другими корпоративными системами создают препятствия для эффективного сбора, проверки и реализации предложений.

Очевидно, поможет внедрение автоматизированной системы для сбора идей, а это значит:

• Подача идеи должна быть максимально простой, не требовать от сотрудника много усилий и лишних шагов. Нужно дать работнику возможность оставить свое предложение в любом удобном формате: в виде текста, файлов и голосовых сообщений. Со стационарного компьютера или смартфона. Форма подачи идеи, ссылка на нее или чат-бот должны быть у всех сотрудников под рукой.
• Интеграция с другими системами. Для улучшения пользовательского опыта необходимо обеспечить совместимость банка идей с другими системами компании, такими как корпоративный портал, система управления проектами или CRM. Это позволит эффективнее использовать предложенные идеи.

Как банк идей работает на практике

Рассмотрим кейс федеральной девелоперской компании, где решили автоматизировать систему управления инновационными идеями сотрудников. Как это работает на каждом этапе.

1. Подача предложения

Работа с идеями проводится на платформе Битрикс24. На стартовой странице любой сотрудник может нажать кнопку обратной связи, и отправить свою идею в специальной форме. И Неважно, работает он на десктопной версии или пользуется мобильным приложением, авторизован он на корпоративном портале или разлогинился в целях анонимности.

Даже если автор не догадается разлогиниться, возможность анонимной подачи идеи все равно сохранена. Для этого нужно поставить галку внутри формы, и персональные данные будут скрыты от куратора. Есть функция прикрепления файлов, а в десктопной версии портала есть возможность голосовой записи. Таким образом, подача идеи не требует больших усилий.

2. Рассмотрение инициативы

Идея со всеми данными попадает в рабочую группу в виде задачи. Куратор может сразу изменить привязку задачи, передав ее другому департаменту. При первичном рассмотрении идеи он также решает, что с ней делать дальше:

• Принять на рассмотрение.
• Принять в реализацию.
• Отправить на расчет экономических показателей.
• Отложить в архив.
• Отклонить.
• Отправить на доработку, тогда инициатору автоматически отправляется информирующее письмо о том, что идею надо переформулировать или дополнить.

3. Отклонение идеи

Если куратор понимает, что предложение сотрудника не может быть реализовано ни в каком виде, то использует функцию «Отклонить». Открывается форма со списком категорий отклонения и полем для того, чтобы написать причину. Автору идеи автоматически приходит письмо с поясняющей информацией.

4. Собрание с обсуждением идей

Если куратор считает, что полученную инициативу требуется обсудить на ближайшем заседании комитета по идеям, то на канбан-доске предусмотрена функция «К повестке собрания». Можно выбрать дату, время встречи и автоматически оповестить всех участников, в частности, отправить автору идеи письмо с предложением принять участие в собрании. Он может согласиться или отказаться от участия. А куратор в ответ решить: перенести собрание, или провести его без автора.

5. Архив

Это инструмент, напоминающий куратору о старых идеях, чтобы те не покрывались слоем пыли. Через определенное количество дней куратор получает напоминание с вопросом, не требуется ли возобновить рассмотрение идеи. Таким образом, архивные идеи получают возможность быть реализованными в подходящий момент.

6. Принятие к реализации

Если принято решение, что идея будет воплощена, то автору автоматически направляется письмо – согласен ли он участвовать во внедрении и в роли кого.

Выводы

Банк идей должен стать для компаний, стремящихся к инновациям, базой для работы с персоналом. Автоматизация процесса позволит создать «конвейер» идей и не упустить важные наработки.

При выборе платформы и инструментов автоматизации необходимо помнить, что главное в деле сбора идей – комфорт и удобство для сотрудников. Уберите все возможные барьеры, даже незначительные, которые могут мешать сотрудникам оставлять идеи: дайте возможность писать голосовые сообщения, прикреплять файлы, сделайте форму подачи идеи доступной с любого вида устройства, предоставьте анонимность.

И, конечно, награждайте сотрудников, благодарите их. В паре с геймификацией банк идей формирует в компании поддерживающую креативную среду и выступает в роли источника вовлеченности и ответственного подхода к своим задачам со стороны сотрудников. Для эффективной работы инструмента нужно обратить внимание на способы мотивации участников, механизмы модерации и обработки идей, а также выбрать и настроить подходящую платформу для работы с инициативами.

Также читайте: